Sådan kan man holde det perfekte event

Der er mange grunde til at man vil planlægge et event. Den vigtigste faktor er dog gæsterne. Det er nemlig dem som skal nyde godt af begivenheden. Derfor er det vigtigt at deres oplevelse bliver sat i fokus. Det betyder så at du som event manager skal tage forbehold for mange forskellige elementer som hører til planlægning. Hvis det er første gang, at du skal til at planlægge et event, kan du få nogle gode råd og pointer til hvordan du skal forholde dig. Det kan virke uoverskueligt men det er ikke så svært når man kommer ind i rytmen.

Det gode grundlag for din planlægning

Til at starte med er det en god idé at lægge en slagplan. Dertil kan du lave e udsnit af dine planer. Det gøres ved at forestille sig hvad den kommende event ville se ud uden begrænsninger. Derefter kan du begynde at skære ned på skitseringen til det mest nødvendige. Dette hjælper med at give et overblik over dine forventninger. Du får derudover også et realt område at arbejde indenfor. Hvis det er at du gerne vil have et fysisk overblik, kan du bruge software til planlægning. Der findes en lang liste af programmer som du kan bruge, nogle endda gratis. Softwaren kan hjælpe dig med at holde styr på opgaver, deadlines og budget. Derfor er det også vigtigt at du bruger din tid fornuftigt. Det er bedst at være struktureret og målrettet. Det indebærer også at du laver et budget og holder dig inden for det.

At gøre din drøm til en realitet

Den næste fase i din eventplanlægning er at finde en lokation, hvor du vil holde dit event. Det er bedst hvis lokaliteten passer ind med det tema som dit event handler om. Du skal desuden være opmærksom på hvilke faciliteter som gæsterne kan have godt af. Faciliteter såsom Wi-fi, WC, muligvis catering. Det kan være at du også har brug for elementer såsom lys, lyd, siddepladser og sikkerhed. Disse er alle punkter som du bør undersøge når du skal vælge stedet hvor du holder dit event. Samtidig er det også en god ide at tage ud til det sted som du overvejer at vælge inden du beslutter dig helt. Flotte billeder kan sige meget, men dine egne øjne er de bedste dommere. Derfra kan du også prøve at sætte dig ind i dine gæsters sted og tænke over hvad de mon vil synes om stedet.

Det der står med småt

Når du så har valgt stedet, er det tid til at få kontrakterne på plads. Kontrakterne mellem dig og alle involveret skal helst være detaljeret. På den måde er der fuld åbenhed blandt alle parter involveret. Du slipper også for unødvendige og ubehagelige overraskelser efter eventet er blevet afholdt. Det kræver at du læser det med småt som står skrevet på kontrakterne. Du kan eventuelt forhøre dig hos en jurist hvis du er i tvivl. Dog skal du være forberedt på at alt kan ske. Hvis du holder din event udendørs, er der elementer såsom vejret. Eller også holdes den i en storby og der er problemer med trafikken. Hav det altid i baghovedet når du planlægger.